SETE THAU HABITAT OPH, intervient sur le territoire de SETE AGGLOPOLE MEDITERRANEE, sa collectivité de rattachement, avec un patrimoine de 4 129 logements locatifs sociaux. Un office à taille humaine qui porte les valeurs de proximité, solidarité, reconnaissance et responsabilité.

Sous la responsabilité de la Directrice Juridique et des Marchés Publics, au sein de la Direction Juridique et des Marchés Publics de SETE THAU HABITAT, le (a) secrétaire administratif (ive) aura pour mission principale d’assurer un support administratif efficace.

Détail des missions :

·        volet juridique :

ü  suivi et obtention des références de publication des actes notariés signés par STH

ü  planifier et fixer les RDV de signature avec les notaires

ü  tenue des registres des délibérations

·        volet Marchés Publics :

ü  rédaction des PV d’ouvertures des candidatures et des PV d’ouverture des offres, et des feuilles de présence

ü  vérifier la conformité des pièces administratives et assurer la complétude des dossiers des candidats à un marché

ü  enregistrement des avenants et suivi administratif

ü  vérification des documents administratifs de demande d’agrément des sous-traitants

ü  rédaction des  courriers aux candidats non retenus

ü  utilisation de la plateforme des marchés publics : AWS (téléchargement des plis, notifications diverses)

·        volet assurances :

ü  constitution et suivi des dossiers Dommage-Ouvrage

ü  clôture des dossiers

·        volet comptabilité :

ü  saisie des bons de commande sur l’outil

ü  validation des factures sur l’outil après validation par le N+1 ou N+2

·        Secrétariat :

ü  Téléphone de la Direction Juridique

ü  Diffusion des informations en interne et externe

ü  Compte-rendu de réunion

ü  scanner, classer et archiver

ü  tenue et mise à jour des tableaux de bord

ü  commande des fournitures de bureaux pour le service

Compétences :

. maitrise des logiciels bureautiques (WORD/EXCEL/OUTLOOK/POWERPOINT/TEAMS)

. facilités d’utilisation des logiciels internes (NEXTHOME/AWS)

. planification

. procédures relatives à la communication interne et externe

Qualités requises pour ce poste :

. respect des délais

. sens du travail en équipe

. rigueur

. qualités rédactionnelles

. communiquer avec aisance

. respect de la hiérarchie et des procédures

. adaptabilité

. anticipation