Entreprise Sociale pour l’Habitat implantée depuis plus de 60 ans à Aix en Provence, Famille & Provence, en tant que société à mission, exerce sa mission d’intérêt général avec plus de 14.307 logements répartis sur 3 départements (13, 84 & 04), une quarantaine de communes et toujours la volonté d’entreprendre.

Bailleur social composé de femmes et d’hommes œuvrant chaque jour pour construire l’habitat de demain, apporter des réponses efficaces aux enjeux du territoire, au plus près des habitants et des partenaires locaux.

Avec plus de 50% de son personnel sur le patrimoine, FAMILLE & PROVENCE affirme sa préoccupation d’une gestion de proximité et d’une qualité de service améliorée visant à donner une pleine dimension humaine et sociale à ces missions.

Appartenant au Groupe Habitat en Région, 2ème acteur HLM privé en France et opérateur social des Caisses d'Épargne nous partageons ensemble l’ambition de servir la cause de l'habitat social en plaçant l'humain et la prise en compte des habitants au cœur de notre stratégie.

MISSIONS

Rattaché au Directeur de Pôle :

 § Assurer le secrétariat courant

 § Apporter une contribution régulière dans le cadre de ses missions aux objectifs statutaires de la société à mission

ACTIVITÉS

Secrétariat Classique et Assistance des Directions

§ Effectuer le secrétariat courant : gestion des fournitures, traitement réponse aux courriers institutionnels ou de réclamations, gestion agenda et des congés, accueil téléphonique, édition en envoi des publipostages

§ Organisation et suivi des réunions : réservations de salle, invitations et rédaction des comptes-rendus

§ Organiser le traitement des dossiers : numérisation des documents sur les outils métiers, classement, archivage, gestion documentaire

 Assistance Technique des collaborateurs du Pôle

§ Assister les collaborateurs/trices du pôle dans le suivi administratif des dossiers selon les procédures en vigueur

§ Participer à la chaine de traitement des dossiers sur progiciel : saisie BC/BT, facturation

§ Secrétariat des Conseils de Concertation Locative (CCL) : planification des réunions, préparation de l’ordre de jour, rédaction des compte-rendu

§ Réception, contrôle et enregistrement des attestation multirisque habitation fournies par les locataires ; envoi et suivi des relances

§ Informer et orienter les partenaires, les prestataires et les clients

ACTIVITÉS ANNEXES

§ Participer à la polyvalence au sein du pôle

§ Participer à la formalisation des procédures.

§ Assurer le lien avec les autres services pour transmissions des informations et des données issues de l'activité du pole.

Diplôme : Bac+2 / niveau BTS

§ Connaissance et maîtrise de la bureautique (Word, Excel, Powerpoint…)

§ Connaissance des logiciels métiers souhaitée (notamment Maarch, PIH, Novamap)

§ Connaissance et respect des procédures en matière contractuelle.

§ Capacités d'initiatives, d'adaptation et autonomie

§ Discrétion, organisation, rigueur et qualités relationnelles

§ Aptitude au travail en équipe