1er bailleur social de la ville, l’OPH d’Aubervilliers gère 7 805 logements et emploie plus de 150 collaborateurs.
Acteur engagé du logement social, il veille à fournir un accueil de qualité et un service public performant aux locataires, demandeurs et partenaires.

Dans le cadre du renforcement de son service Gestion locative, l’OPH recrute :

Assistant(e) de direction – Gestion locative

À propos du poste
Nous recherchons un(e) assistant(e) de direction – Gestion locative pour rejoindre notre équipe. En appui de la direction, vous contribuez à la bonne organisation du service, à la circulation de l’information et au suivi des dossiers. Ce poste offre l’opportunité de participer à une mission d’intérêt général au service des habitants, en accompagnant les équipes dans la gestion et le suivi du parc locatif. L’assistant(e) de direction veille également à l’organisation des réunions, au suivi des actions menées par la direction et au respect des procédures internes.

Missions principales
·         Assurer l’appui administratif, organisationnel et opérationnel du service afin de garantir la fiabilité des procédures, la qualité du suivi des dossiers et le respect des échéances.

Contribuer à la coordination des activités, en assurant la gestion documentaire, le suivi administratif et financier, et l’interface avec les interlocuteurs internes et externes.
 

Gestion administrative et documentaire

Préparer, saisir, mettre en forme, contrôler et classer les documents administratifs liés à l’activité du service.
·         Gérer les courriers internes, notamment au sein de la DGL, et rédiger les réponses aux sollicitations, notamment celles des locataires.

·         Constituer, mettre à jour et assurer l’archivage physique et numérique des dossiers, conformément aux procédures internes.

Suivi des dossiers et des engagements

·         Suivre les échéances et l’avancement des dossiers, et alerter en cas de retard ou d’anomalie.

Créer et suivre les engagements dans l’outil ULIS.
Participer au suivi administratif et financier (contrôle des pièces, transmission pour validation, suivi des factures et paiements).
Mettre à jour les tableaux de bord et indicateurs d’activité.

Organisation et coordination

Préparer les réunions, rédiger les comptes rendus et assurer le suivi des décisions.
·         Assurer le suivi administratif et logistique des projets et des procédures.

Assurer l’interface entre les directions et au sein de la DGL.
Coordonner les échanges avec les services internes et les partenaires externes (prestataires, administrations, collectivités, partenaires institutionnels).
 

Communication et relationnel

·         Accueillir et orienter les interlocuteurs physiques et téléphoniques, traiter les demandes d’information ou les relayer auprès des services concernés.

·         Préparer des supports de communication internes et externes, tels que des annonces ou des notes d’information.

Amélioration continue

- Contribuer à la veille réglementaire et documentaire.

- Participer à l’amélioration continue des outils et des procédures.

Profil recherché

• Formation de niveau Bac +2 à Bac +3 dans les domaines de l’assistanat de direction, de la gestion administrative, de l’administration des entreprises ou de l’immobilier.
• Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, PowerPoint, Outlook et Pack Office.
• Une expérience sur un poste similaire est appréciée, idéalement dans le secteur du logement social ou de l’immobilier.
• Sens de l’organisation, rigueur et autonomie.
• Capacité à gérer les priorités et à travailler sur plusieurs dossiers simultanément.

Contrat :

• Contrat : CDI
• Lieu : Aubervilliers (93)
• Mutuelle (prise en charge à 85%)
• Tickets restaurant (10 €)
• Remboursement des frais de transport à 75 %
• 18 jours de RTT