Sous la responsabilité de la Chargée d’administration des Ventes et des Copropriétés et rattaché au service du patrimoine, l’assistant.e administratif.ve et commercial.e aura pour principales missions le support administratif sur le périmètre.
Le but est d’apporter un soutien dans les taches administratives et de pouvoir faire le suivi des dossiers pendant les absences de la Chargé d’administration.



Vos missions principales seront les suivantes :



Administration des copropriétés :

- Assurer le suivi de la gestion administrative des copropriétés ;

- Aider à la mise en place des copropriétés (rendez-vous avec les géomètres, désignations de syndic, etc.) ;

- Assurer le lien avec les service interne (transmission et relances des demandes de syndic auprès des services de travaux, d’achats, etc.) ;

- Suivre les assemblées générales et autres réunions de Syndic (participations aux premières AG, Impressions et mises en signatures des votes).





Administration des ventes :

- Créer les dossiers de ventes en rassemblant les documents/informations nécessaires puis recueillir les autorisations réglementaires (mairies, préfectures, etc.) ;

- Faire le lien avec les prestataires externes selon les besoins (diagnostiqueur, géomètre, organisme de contrôle de l’assainissement, etc.) ;

- Etablir le contact avec les potentiels acquéreurs (locataires en place) ;

- Rechercher, contacter et entretenir le lien avec les agences immobilières dans le cadre des ventes ;

- Participer aux visites et aux rendez-vous immobiliers (déplacements) ;

- Préparer les fiches comité d’engagement (CE) et délibération du comité d’administration ;

- Transmettre et suivre les dossiers au notaire (respect des procédures et des délais, etc.).



Missions transverses :

- Création d’engagement financiers sur le logiciel comptable ;

- Entretien des relations et de la communication auprès des partenaires/locataires (courriers, mails, rendez-vous, etc.) ;

- Assurer le suivi et le tuilage des dossiers en cas d’absence de la chargée d’administration des ventes et des copropriétés

Minimum bac+2 de formation administrative, juridique, commerciale ou immobilière.

Expérience administrative de minimum 2ans avec une appétence pour le commerce.



Maitrise des outils bureautiques et des techniques d’assistanat.



Capacités de rigueur, d’adaptation, d’autonomie et d’organisation. Aisance relationnelle avec un attrait pour la vente.



Connaissance du monde du HLM, du logement, des spécificité juridiques et de l’organisation des copropriétés est un plus.

Avantages
- Tickets restaurants
- Prime de vacances
- Horaires flexibles et télétravail ponctuel autorisé
- CSE avantageux avec chèques vacances et dotations diverses