Situé dans le département de l'Eure-et-Loir, à 74 km de Paris, l'Office Public de l'Habitat « Habitat Drouais » gère un parc locatif de plus de 5 600 logements (collectifs et individuels), des locaux commerciaux, des garages et des foyers répartis sur l'ensemble de l'agglomération drouaise (111 000 habitants).

En supervision immédiate du Directeur Général de l’OPH Habitat Drouais, l’assistant(e) de direction assure la gestion administrative et le fonctionnement entre les différents services de l’office, ainsi qu’avec les tiers (administrateurs, organismes, institutions, clients…).

Il/Elle devra optimiser la gestion de l’activité du directeur général (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil, ...), organiser et coordonner les informations internes et externes, principalement confidentielles, liées au fonctionnement de la structure.

Activités principales (Liste non exhaustive) :

- Assurer l’assistance du Directeur Général au quotidien (agenda, appels, rédaction de courriers, mails, réunions, compte-rendu, etc…)
- Gérer les commandes de fournitures de bureaux ou mobiliers (suivi du stock, commandes et contrôle, suivi budgétaire)
- Gérer les différents abonnements et la facturation (suivi des contrats, renouvellement, relations prestataires)
- Gérer le courrier entrant du siège
- Gérer le planning de réservation des salles de réunion
- Gérer la mise à jour de la documentation interne (organigramme, répertoire téléphonique, etc…)
- Gérer l’organisation du Conseil d’Administration avec la Responsable Juridique (planning, ordre du jour, convocations, dossiers, réunions, compte-rendu, formalités administratives, etc…)
- Etablir et suivre le budget de son activité (moyens généraux)
- Effectuer le reporting de son activité

Formation /expérience :

- Bac +2 (assistant de direction, de manager, de gestion etc…)

- Expérience d’au moins 2 ans sur un poste similaire et idéalement le logement social

Savoir-faire :

- Connaissance des missions d’un Directeur Général

- Parfaite maîtrise de la bureautique : pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word)

- Connaissance des normes rédactionnelles

- Savoir anticiper les actions administratives

- Capacité à rendre compte de ses missions

Savoir être :

- Aptitude à analyser et à synthétiser

- Autonomie et sens de l’initiative – capacité à travailler en transversalité

- Bonne élocution, qualités rédactionnelles, bonne orthographe

- Rigueur, réactivité, organisation et autonomie

- Faire preuve de discrétion, de devoir de réserve et de la plus grande confidentialité compte tenu des enjeux du poste

- Capacités à communiquer efficacement