Filiale de la RIVP, hsf est une Entreprise sociale pour l’habitat (ESH – SA d’HLM), dont la mission est de produire, de gérer et d’entretenir des logements principalement sociaux situés à Paris et dans les communes limitrophes. La société gère environ 5200 logements et équivalents et compte environ 77 salariés (39 administratifs et 38 gardiens), et investit fortement dans la rénovation de son parc et son développement. Pour en savoir plus : www.hsf-habitat.fr.

Hsf recherche un Assistant du Directeur de la gérance h/f en CDI à temps plein, poste basé à Paris 13ème et à pourvoir dès que possible.

L’Assistant du Directeur de la gérance h/f l’assiste au quotidien dans les tâches administratives, organisationnelles, logistiques etc. de sa direction. Il/elle veille à la mise en œuvre des éléments de communication à destination des locataires et garantit la bonne circulation de l’information au sein de la direction de la gérance. Il/elle dispose des attributions suivantes :

1/ Assistanat du Directeur de la Gérance

• Assurer le secrétariat classique : téléphone, courrier, classement, organisation de réunions, comptes rendus, etc. ;
• Faciliter la communication des informations au sein de la gérance : recueil d’informations, diffusion de notes, relance, centralisation, interface avec les autres directions ;
• Assurer les relations externes de l'entreprise : fournisseurs, administrations, services d'État, amicales de locataires ;
• Suivre les indicateurs de pilotage de la gérance : délais travaux, délais signatures, délais attributions, délais liquidations, délais fournisseurs, etc. ;Assurer la gestion administrative du personnel de la gérance : plannings de congés, suivi des absences, remplacements, y compris des gardiens en lien avec les responsables techniques de secteurs ;Rédiger des notes ou correspondances à partir de consignes orales ou manuscrites.

2/ Assistanat de la gérance

• Contrôler les courriers de réponse signalés par le Directeur de la gérance ;
• Suivi des délais, harmonisation de la charte graphique, etc. ;
• Veiller à la bonne gestion de la boîte mail et de toutes les demandes locatives ;
• Rassembler et mettre en forme les différents travaux pour la gérance (tableaux de bord, graphiques, etc.) ;
• Assurer le secrétariat classique des réunions avec les associations des locataires ;
• Effectuer les mises à jour des documents « types » de la gérance, notamment les communications destinées aux locataires, suivi des communications sur les groupes.

 3/ Aide au suivi administratif des marchés gérance (RIVP /hsf)

• Suivi administratif des marchés (RIVP / hsf) : déploiement, organisation des réunions de suivi, centralisation des problématiques, application des pénalités, gestion des contrôles externes type Adaptabank ;
• Suivi administratif des marchés d’AMO (hsf) : déploiement, organisation des réunions de suivi, centralisation des problématiques, etc.

 4/ Suivi d’opérations spécifiques

• Suivi des opérations pouvant impacter plusieurs services de la gérance ;
• Suivi des enquêtes de satisfaction (déploiement, restitution et définition du plan d’action avec le Directeur de la gérance et les différents responsables) ;
• Suivi des opérations de proximité avec les locataires.

Les fonctions énoncées ci-dessus ne sont pas exhaustives et peuvent faire l’objet d’évolutions.

Formation et expérience

Diplôme obtenu de BTS en Assistant de management ou équivalent.

Expérience minimum de 2 ans sur un poste similaire dans le logement social.

Savoirs et savoir faire

Maîtrise avancée des outils bureautiques (Outlook, Word, Powerpoint).

Bonnes qualités rédactionnelles (courriers en particulier).

Savoir être

Rigueur et précision

Méthode et organisation

Tact et discrétion