Rattaché.e au Responsable de service et en collaboration étroite avec les responsables de pôles et les Chargé.es de clientèle, vous intervenez dans le cadre d'une mission de reprise, de contrôle et de fiabilisation des données du service et des dossiers locatifs dans le cadre de leur numérisation.

Votre mission consiste à mettre à plat l'existant afin de garantir la complétude, la cohérence, la traçabilité et l'accessibilité des informations relatives aux attributions de logements, aux mutations et à la vie du bail.

Reprise et fiabilisation des dossiers locatifs

• Recenser les dossiers et données existants et réaliser un état des lieux de leur complétude
• Contrôler la présence, la conformité et la cohérence des pièces et informations enregistrées
• Identifier les informations manquantes, erronées, obsolètes ou enregistrées en doublon et procéder à l’actualisation ou à la suppression de ces données.
• Effectuer les recherches nécessaires dans les différents outils et supports afin de reconstituer ou compléter les dossiers
• Mettre à jour et régulariser les données dans les outils de gestion, dans le respect des procédures en vigueur, notamment les conventions de réservation de logement.
• Signaler aux Chargé.es de clientèle les situations nécessitant une analyse ou une régularisation métier

Classement et gestion électronique des documents (GED)

• 
  Trier, organiser, classer et indexer les documents relatifs aux dossiers locatifs
• Harmoniser le classement des pièces afin de faciliter leur consultation et leur exploitation par les équipes
• Participer à la reprise et au traitement des stocks documentaires existants
• Identifier les doublons et documents devenus obsolètes et assurer leur traitement selon les règles applicables
• Veiller à la bonne conservation et à la traçabilité des documents
• Participer à la mise en place d'une organisation documentaire pérenne et facilement utilisable par les équipes

Appui aux activités de gestion locative

La mission de fiabilisation portera notamment sur les données et documents relatifs :

• aux attributions de logements : dossiers de candidature, pièces justificatives, décisions de CALEOL et éléments liés à l'entrée dans les lieux
• aux mutations : demandes, pièces constitutives, suivi et historique des dossiers
• à la vie du bail : contrats et annexes, avenants, modifications de situation, conventions d'occupation, enquêtes obligatoires, congés et éléments liés à la sortie du locataire pour une réalisation des apurements de comptes dans les délais réglementaires
• plus généralement, à l'ensemble des informations nécessaires au suivi administratif du dossier locataire

Suivi de la mission

• 
  Tenir à jour un suivi des dossiers et volumes traités
• Recenser et remonter les anomalies et difficultés rencontrées
• Rendre compte régulièrement de l'avancement de la missionauResponsable de service
• Contribuer à l'identification des anomalies récurrentes et proposer des améliorations permettant de les résoudre
• Formaliser

Vous justifiez idéalement d’une première expérience en gestion locative, gestion administrative ou dans le secteur immobilier.

Rigoureux.se, méthodique et organisé.e, vous êtes à l’aise avec le traitement et la fiabilisation de données et savez identifier les incohérences ou informations manquantes.

Vous maîtrisez les outils informatiques, notamment Excel, et êtes capable de travailler sur un volume important de données avec fiabilité.

Autonome et doté.e d’un bon relationnel, vous savez travailler en transversalité avec les différents interlocuteurs de la Direction.

Une connaissance du logement social serait appréciée.